ตอน ๓ การรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลในการรับสมัครงานและการทำสัญญา
[ก่อนอื่นขอแจ้งเลื่อนการอบรมกฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลฯ ไปเป็นวันที่ ๑๗ พค. ๖๓ ครับ]
-เพื่อให้ HR หรือผู้ปฏิบัติงานด้านแรงงานสำรวจดูว่าได้มีการเก็บรวบรวม ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง เพื่อวัตถุประสงค์อะไรและมีความจำเป็นแค่ไหนในการเก็บรวบรวม ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลนั้นๆ
การรับสมัครงานและการทำสัญญา
๑) ขั้นตอนการรับสมัครงานในแต่ละช่องทาง ซึ่งอาจต้องพิจารณาว่า
ก) ได้รับข้อมูลอะไรจากผู้สมัครบ้าง
ข) เป็นข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครเองหรือผู้สมัครให้ข้อมูลของบุคคลอื่น เช่น บิดา มารดา คู่สมรสหรือบุตรของผู้สมัคร บุคคลอ้างอิง เช่น นายจ้างเก่า หรืออาจารย์
ค) มีเหตุผลหรือความจำเป็นใดหรือไม่ที่จะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครหรือบุคคลภายนอกดังกล่าวในข้อ ข)
ทั้งนี้ ต้องไม่ลืมว่ากฎหมายกำหนดให้เก็บรวบรวมได้ "เท่าที่จำเป็น" ตามวัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมาย
-แบบฟอร์มใบสมัครงานควรตั้งคำถามว่า
๑) มีข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง
๒) วัตถุประสงค์คืออะไร และ
๓) ข้อมูลส่วนบุคคลในแบบฟอร์มใบสมัครงานนั้น ๆ มีความจำเป็นแค่ไหนสำหรับการดำเนินการในขั้นตอนการรับสมัครงาน เช่น ชื่อ ที่อยู่ อายุ เบอร์โทรศัพท์ ประวัติการศึกษา ศาสนา สัญชาติ เชื้อชาติ ข้อมูลสุขภาพ ประวัติอาชญากรรม
ถ้าพิจารณาแล้ว HR เห็นว่าเพียงชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ประวัติการศึกษา เป็นการเพียงพอแล้วสำหรับการรับสมัครและการสัมภาษณ์งาน ก็ควรจะขอหรือเก็บรวบรวมข้อมูลเท่าที่จำเป็น เพราะหากเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลมากจนเกินไปจะเป็นภาระในการเก็บรักษาและบริหารจัดการข้อมูลหรือเอกสารที่ไม่จำเป็นเหล่านั้น และอาจเกิดหน้าที่และความรับผิดเมื่อเกิดการรั่วไหลของข้อมูลหรือเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล
-ในทางปฎิบัติ HR อาจต้องทำการรีวิวใบสมัครงานเสียใหม่ รวบรวมเท่าที่จำเป็นพอ อย่าลืมว่าข้อมูลส่วนบุคคล "มีมากเสี่ยงมาก" "มีนานเสี่ยงนาน"
นอกจากนี้หากมีข้อมูลอื่นๆ ที่ต้องการเพิ่มเติมอีกเพื่อวัตถุประสงค์อื่น เช่น ผลการตรวจสุขภาพ หรือประวัติอาชญากรรม หรือเอกสารอื่นๆ เพื่อทำสัญญาจ้างแรงงานสำหรับผู้สมัครงานที่ผ่านการสัมภาษณ์ (Successful Candidate) ก็สามารถขอข้อมูลหรือเอกสารเพิ่มเติมได้
-การได้ข้อมูลส่วนบุคคลจาก Head Hunter หรือ Recruitment Agency หรือจาก Website การรับสมัครงาน
การได้ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครจาก Head Hunter หรือ Recruitment Agency หรือจาก Website การรับสมัครงาน เช่น ข้อมูล CV/Resume
ซึ่งต้องเข้าใจว่าเป็นการได้ข้อมูลส่วนบุคคลมาจากบุคคลอื่น ซึ่งไม่ใช่เจ้าของข้อมูลโดยตรง
คำถามคือ Head Hunter หรือ Recruitment Agency สามารถเปิดเผยข้อมูลผู้สมัครให้ HR ได้หรือไม่ และ HR สามารถนำข้อมูลที่ได้จาก Head Hunter หรือ Recruitment Agency หรือจาก Website เพื่อใช้ในการโทรศัพท์หรือ Email ติดต่อกับผู้สมัคร ได้หรือไม่ เพราะผู้สมัครงานอาจถาม HR ว่า HR ได้ข้อมูลของเขามาจากไหน (คล้ายๆ กับที่วันดีคืนดีเรามักจะรับสายจากคนแปลกหน้า พร้อมกับคำถามว่า "สนใจซื้อประกันใหมค่ะ" ซึ่งเราก็งงว่าไปเอาข้อมูลส่วนบุคคลเรามาจากไหน)
HR จึงควรตรวจสอบข้อมูลจาก Head Hunter หรือ Recruitment Agency หรือจาก Website การรับสมัครงานว่าเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล "ได้อนุญาตให้ส่งต่อข้อมูล" และ "อนุญาตให้ใช้ข้อมูล" โดยอาจจะต้องดูว่าความยินยอมที่ Head Hunter ได้รับมานั้น เขียนถึงขนาดว่าให้ HR มีสิทธิเก็บรวบรวม ใช้หรือเปิดเผยหรือไม่
-เอกสารประกอบการสมัครงานที่มีข้อมูลส่วนบุคคล
เอกสารประกอบการสมัครงานที่มีข้อมูลส่วนบุคคลและมีการเก็บรวบรวม เช่น สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน รูปถ่าย สำเนาใบขับขี่ หรือสำเนาทะเบียนบ้าน สำเนา passport เอกสารทางการศึกษา หรือเอกสารอื่นๆ ก็เป็นข้อมูลส่วนบุคคลเพราะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครงานซึ่งทำให้สามารถระบุตัวบุคคลผู้สมัครงานได้
ดังนั้น HR ควรจะพิจารณาดูว่าข้อมูล หรือเอกสารอะไรที่จำเป็นต้องใช้ในขั้นตอนการรับสมัครหรือสัมภาษณ์งาน เพราะการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่มีความจำเป็นและไม่สามารถอธิบายได้ว่าเก็บไว้เพื่อเอาไปทำอะไร หรือเพื่อวัตถุประสงค์ใด นอกจากจะไม่เป็นไปตามกฎหมายแล้วยังเป็นภาระของ HR หรือบริษัทในการเก็บรักษาและบริหารจัดการกับข้อมูลหรือเอกสารเหล่านั้นดังที่ได้กล่าวมาข้างต้น
-ข้อควรระวังกรณีเก็บข้อมูลสำคัญที่อาจนำไปทำธุรกรรมได้
และนอกจากนั้นถ้าข้อมูลหรือเอกสารที่เก็บรักษานั้นเป็นข้อมูลหรือเอกสารสำคัญ เช่น สำเนาบัตรประชาขนที่มีข้อมูลด้านหน้าและด้านหลังบัตร อาจถูกใช้ในการทำธุรกรรมได้ ซึ่งถ้าข้อมูลเหล่านี้หลุดออกไปจาก HR แล้วถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดและก่อให้เกิดความเสียหายแก่เจ้าของบัตรซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล อาจทำให้บริษัทเกิดความรับผิดตามกฎหมายได้
โดยกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดความรับผิดสำหรับทางในแพ่งไว้ คือ ค่าสินไหมทดแทนที่แท้จริง และค่าสินไหมทดแทนเพื่อการลงโทษเพิ่มขึ้นอีกไม่เกิน ๒ เท่าของค่าสินไหมทดแทนที่แท้จริง
-ประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการดำเนินการที่เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล
๑) การสัมภาษณ์งานและผลการสัมภาษณ์ ท่านได้มีการ "บันทึก" ข้อมูลอะไรหรือไม่หรือ "ส่งต่อ" ไปให้บุคคลใดหรือไม่ เช่น บุคคลที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร Head Hunter หรือ Recruitment Agency
๒) HR ได้มีการโทรสอบถามประวัติของผู้สมัครจากบุคคลอ้างอิงหรือไม่
๓) การตรวจสุขภาพและตรวจประวัติอาชญากรรมก่อนรับเข้าทำงาน
๔) การทำสัญญาจ้างแรงงาน
๕) การทำสัญญาค้ำประกันการทำงานในบางตำแหน่ง
๖) การทำบัตรพนักงาน
๗) การทำ Key Card หรือภาพจำลองใบหน้าหรือข้อมูลจำลองลายนิ้วมือ (Finger Scan) ก่อนเข้าทำงานเพื่อบันทึกเวลาการเข้าออกงาน ส่วนข้อมูลจำลองม่านตาหรือการ scan ม่านตา ไม่ค่อยพบเห็นบ่อยนักในงาน HR
๘) การทำนามบัตรในบางตำแหน่ง ท่านได้มีการว่าจ้างบริษัทรับทำนามบัตรหรือไม่ หรือท่านได้มีการส่งหรือเปิดเผยข้อมูลอะไรบ้างให้แก่บริษัทรับจ้างทำนามบัตร เช่น ชื่อหรือตำแหน่งเบอร์โทรศัพท์
ย้อนอ่านตอน ๑ ที่ https://web.facebook.com/…/a.486870445182…/733211630548277/…
ย้อนอ่านตอน ๒ ที่ https://www.facebook.com/265489857320459/posts/737921593410614/
คุณสุริยา นาชิน
Managing Partner
ของ Niche Law Ltd. กับ DPO Services Ltd.
รองศาสตราจารย์ตรีเนตร สาระพงษ์
คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี
