โปรแกรมเงินเดือน สำหรับ HR เพื่อการบริหารงานบุคคล และ Payroll Software ที่มีประสิทธิภาพ ถือเป็นบทบาทที่สำคัญ สำหรับทุกองค์กร เพราะต้องทำงานมุ่งกลยุทธ์พร้อมกับการมุ่งถึงการได้มาซึ่ง การจัดให้ระบบ การทำงานประจำวันที่ใช้อยู่มีประสิทธิภาพ ทันสมัย การใช้โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป และโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ ยังสามารถใช้ระบบการทำงาน ร่วมกันระหว่างฝ่ายต่างๆ ได้มากขึ้นจึงถือเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งที่ทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จได้
ปัจจุบันองค์กรต่างๆ ให้ความสำคัญในเรื่องของบุคคลากรมากขึ้น เนื่องจากบุคคลากรที่มีความรู้ความสามารถคือ Key Success Factor ที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในธุรกิจ ดังนั้นบทบาทการทำงานของ HR ในปัจจุบันและอนาคตต้องเป็นมากกว่าเจ้าหน้าที่ ที่ทำเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กร HR จะต้องปรับหน่วยงานตนเองให้รับกับกลยุทธ์ขององค์กร ช่วยสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กรให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ
- การลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน
- การประยุกต์ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ๆ เพราะไม่เพียงช่วยให้ HR เป็นอิสระจากงานด้านธุรการเท่านั้นแต่ ยังช่วยยกระดับการทำงานของบุคลากรในองค์กร
- การบริหารจัดการบุคลากรที่มีความสามารถพิเศษ (Talent Management)
- การพัฒนาเพิ่มขีดความสามารถของบุคคลากร (Human Resource Development : HRD)
- การเพิ่มผลงานของบุคคลากร (Human Performance Enhancement : HPE)
เพื่อให้ตอบสนองกับความต้องการขององค์กรต่างๆ โปรแกรมบริหารงานบุคคล จึงถูกพัฒนาขึ้นมาภายใต้แนวคิดที่ว่า "ทำอย่างไรให้ HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภายใต้การลงทุนด้านซอฟแวร์ที่ต่ำกว่า" โปรแกรมบริหารงานบุคคล ถูกพัฒนาขึ้นมาจาก Technology ที่ทันสมัย เพื่อให้การประมวลผลต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็ว ทั้งในส่วนของ User Interface ที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้สะดวก และสวยงามดังนั้นจึงกล่าวได้ว่าโปรแกรมบริหารงานบุคคล เป็นโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ถูกพัฒนาเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของแผนก HR อย่างแท้จริง
Setup
เป็นระบบที่ใช้ในการกำหนดข้อมูลเริ่มต้นของระบบต่างในโปรแกรม HRMI ซึ่งข้อมูลที่กำหนดนี้ จะถูกอ้างอิงไปใช้ในระบบต่างๆ ของโปรแกรม เช่น รหัสงาน รหัสรายได้รายหัก การกำหนดงวดการจ่าย การกำหนดประเภทการลา และการกำหนดปฎิทินของบริษัท เป็นต้น
Organization
เป็นระบบที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลขององค์ ตั้งแต่การบันทึกชื่อองค์กร ที่อยู่องค์กร หน่วยงานในองค์กร ตำแหน่งในองค์กรและยังสามารถกำหนด Job Description ของแต่ละตำแหน่ง และสามารถจัด Organize ภายในองค์กรได้อย่างอิสระ โดยระบบจะแสดง Organize Chart ให้ ตามที่ผู้ใช้ได้กำหนด
Personnel
เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับพนักงานอย่างละเอียด เริ่มตั้งแต่การเก็บประวัติของพนักงานตั้งแต่เข้าทำงาน เก็บประวัติการทดลองงาน การทำสัญญาจ้าง การลงโทษ การปรับตำแหน่งเงินเดือนและการพ้นสภาพความเป็นพนักงาน ซึ่งผู้ใช้สามารถยังสามารถค้นหาข้อมูลได้ อย่างอิสระง่ายต่อการใช้งาน สะดวกและรวดเร็ว
Time Attendance
เป็นระบบบริหารควบคุมเวลาการทำงานของพนักงาน ซึ่งสามารถตรวจสอบเวลาเข้างาน เลิกงาน, มาสาย, เลิกงานก่อนเวลา, ขาดงาน และคำนวณเวลาการทำงานในช่วงเวลาการทำงานปกติและช่วงเวลาการทำงานนอกเวลางานตลอดจนสามารถ ประมวลผล เวลา เพื่อส่งข้อมูลเข้าระบบ Payroll ทั้งรายบุคคลหรือ แบบกลุ่มโดยระบบจะตรวจสอบข้อมูลที่มีการผูกเงื่อนไขกันไว้ได้อย่างถูกต้อง
Approve Center
เป็นระบบที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดสิทธิ์การอนุมัติ การกำหนดลำดับขั้นการอนุมัติและการขออนุมัติต่างๆ ซึ่งระบบจะเก็บรวบรวมเอกสารการขออนุมัติของหน้าจอต่างๆ ที่รอการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติ และยังสามารถตรวจสอบติดตามสถานะของเอกสารแต่ละรายการได้ว่าปัจจุบันติดอยู่ที่ใคร หรือว่ากำลังรอใครอนุมัติ สามารถกำหนดให้มีการแจ้งเตือนไปถึงผู้มีสิทธิ์อนุมัติและมีการแจ้งเตือนหลังจากที่ผู้อนุมัติได้ทำการอนุมัติ เอกสารเรียบร้อยแล้วได้อีกด้วย
Payroll
เป็นระบบการคำนวณการจ่ายเงินเดือนและค่าแรงของพนักงาน รวมไปถึงรายได้และรายการหักทุกประเภทที่เกี่ยวข้อง ทั้งในเรื่องของการคำนวณภาษี ประกันสังคมและกองทุนสำรอง โดยระบบสามารถตรวจสอบ ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ รวมถึงมีรายงานที่ใช้สำหรับตรวจสอบภายในและรายงานของทางราชการต่างๆ ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร,สำนักงานประกันสังคมหรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆได้
Welfare
เป็นระบบสวัสดิการของพนักงาน โดยสามารถสร้างรูปแบบสวัสดิการได้เองตามแต่ละองค์กร รวมถึงเรื่องของการถือครองทรัพย์สินของพนักงาน ระบบสวัสดิการช่วยควบคุมตั้งแต่การขอสวัสดิการ การเบิกสวัสดิการ จนถึงการคืนค่าสวัสดิการ ซึ่งสามารถกำหนดได้ว่าต้องการคืนเป็นเงินสด หรือผ่าน ระบบเงินเดือน โดยโปรแกรมจะทำการส่งค่าเข้าระบบเงินเดือนให้โดยอัตโนมัติ ระบบสวัสดิการจึง ช่วยงานฝ่ายบุคคลให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
Loan Management
เป็นระบบที่แยกมาจากระบบ Welfare เพื่อช่วยเพิ่มความสามารถในการจัดการสวัสดิการด้านเงินกู้ของพนักงาน โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขเงินกู้ต่างๆได้มากขึ้น แล้วจัดสรรให้กับพนักงานแต่ละคน สามารถรองรับการคำนวณดอกเบี้ยแบบลดต้นลดดอก กำหนดอัตราดอกเบี้ยแบบขั้นบันไดได้ และสามารถ Adjust ยอดจ่ายหรือชำระเงินกู้แต่ละงวดได้ และประมวลรายได้-รายหักที่เกี่ยวข้องกับเงินกู้ทั้งหมด เข้าสู่ระบบ Payroll ได้ซึ่งทำให้ง่ายกับการทำงานและการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง
Training
เป็นระบบการฝึกอบรมทั้งภายใน และภายนอก สามารถสร้างหลักสูตรการอบรมได้หลากหลายรูปแบบ ตามแต่ละองค์กรหลักสูตรทุกหลักสูตรสามารถดูค่าใช้จ่ายใน การอบรม ผู้อบรม,ผู้ผ่านการอบรม รวมถึงการดูประวัติการอบรมของพนักงานแต่ละคนได้ว่าผ่านการอบรม หลักสูตรใดมาแล้ว รวมถึงมี รายงานต่าง ๆ ทั้งภายในกับทางราชการ ระบบ training จึงเป็น ระบบที่ช่วยให้ฝ่ายอบรมสามารถทำงานได้ง่าย เป็นขั้นตอนตั้งแต่เริ่มหลักสูตร จนปิดหลักสูตร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Recruitment
เป็นระบบที่ช่วยในการคัดสรรพนักงาน ให้แต่ละองค์กรสามารถคัดกรองบุคคลที่มี คุณภาพตรงกับ Job Description ของแต่ละตำแหน่ง ตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การสอบ การสัมภาษณ์ รวมทั้งยังสามารถแจ้งเตือนทาง Email เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนการทำงาน,การติดต่อสื่อสารเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว
Dashboard
เป็นระบบที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน หรือ กราฟต่างๆ ซึ่งโปรแกรมสามารถจัดทำงบประมาณ ค่าใช้จายพนักงานประจำปีได้, ติดตามรายงานการใช้สวัสดิการมากที่สุด และ Cost ที่เกิดขึ้น, ออกรายงานวิเคราะห์จำนวนเงินที่พนักงานขอเบิก หรือ บริษัทจ่ายให้พนักงานไปเป็นรายปี, แสดงรายงานอัตรากำลังคนย้ายเข้า - ย้ายออก จากหน่วยงาน หรือ เข้างาน - ลาออก, เรียกดูรายงานวิเคราะห์ Cost ของการปรับเงินเดือนในแต่ละแผนก หรือ หน่วยงานในแต่ละปี เพื่อนำไปใช้ในการกำหนดนโยบายกำลังคนในปีต่อไปและยังสามารถเรียกดูรายงานวิเคราะห์การประเมินผลงานของพนักงานในแต่ละปีได้
Management Information
เป็นระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลของระบบต่างๆ โดยสามารถกำหนดจำนวนชั่วโมง/วันในการทำงาน กำหนดรูปแบบไตรมาส สามารถกำหนดรูปแบบการประมวลผล แบบจำนวนวันในแต่ละเดือน โดยสามารถเลือก Module ในการกำหนดเองได้เพื่อนำข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลนั้นไปแสดงเป็นรายงานเชิงวิเคราะห์ข้อมูล สำหรับฝ่ายบริหาร วิเคราะห์ข้อมูล Cost สำหรับวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายของแต่ละหน่วยงาน วิเคราะห์โครงสร้างบุคคลากรภายในองค์กร เพื่อช่วยในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารในการพัฒนาองค์กร
Employee Self Service (ESS)
Employee Self-Service (ESS) คือ ระบบบริหารงานบุคคล ยกระบบงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับพนักงานโดยตรง และมีความถี่ ในการใช้งานบ่อยเข้าสู่ระบบ ESS พนักงานสามารถจัดการข้อมูลต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ผ่านเครือข่าย ออนไลน์ (Web Browser) เช่น การตรวจสอบประวัติการพนักงาน การแก้ไขปรับปรุงข้อมูลส่วนตัว บันทึกขออนุมัติต่างๆ ซึ่งผู้บริหารสามารถเข้าไปพิจารณาอนุมัติการร้องขอผ่านระบบ ESS ได้เช่นกัน ทั้งนี้ การเข้าถึงข้อมูลจะถูกกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานอย่างเป็นระบบเพื่อป้องกันความ ปลอดภัยของฐานข้อมูล
Alert Management
HRMI หรือ โปรแกรมเงินเดือน มีระบบการแจ้งเตือน (Alert) ข้อมูลต่างๆ ที่สำคัญ ทำให้ฝ่ายบุคคล, ผู้บริหารได้ทราบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์ เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน การ Alert สามารถ Alert เมื่อ Login เข้าสู่ระบบ โดยสามารถตั้งค่า การเตือนก่อนถึงวันครบกำหนดได้ การเตือนวันสำคัญของพนักงาน รวมถึงการเตือนในการการขออนุมัติต่าง ๆ ซึ่งสามารถแจ้งเตือนในรูปแบบของ E-mail ได้ด้วย การ Alert จึงเป็นจุดเด่นของโปรแกรมที่ทำให้ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบริหารสามารถทำงาน ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
Security
เป็นระบบความปลอดภัย ที่สามารถกำหนดบทบาทหน้าที่ให้กับผู้ใช้งาน เพื่อให้ทราบได้ว่าผู้ใช้แต่ละคนนั้น อยู่ในบทบาทใด สามารถเข้าถึงการใช้งานระบบใดและหน้าจอใดได้บ้าง สามารถกำหนดให้ผู้ใช้มีสิทธิ์แก้ไขข้อมูลบางข้อมูลหรือไม่ไห้แก้ไขข้อมูลนั้น สามารถตรวจสอบข้อมูลการใช้งานโปแกรมได้ว่ามีผู้ใช้งานคนใดเข้ามาใช้งานบ้างและเข้ามาเพิ่มลบหรือแก้ไขข้อมูลใด
