ศิลปะการทวงหนี้และติดตามหนี้ที่มีปัญหา

 

   
   สำหรับธุรกิจที่มีการขายเชื่อโดยการให้เครดิตการค้ากับผู้ซื้อส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับปัญหาหนี้เสียมาแล้วทั้งสิ้นเจอหนี้เสีย, หนีหนี้, จ่ายหนี้ช้าเป็นปัญหาผู้บริหารต้องบริหารจัดการแต่ก็เป็นปัญหาที่จัดการยากที่สุด หลายคนบอกว่าก็ขายเงินสดซิจะได้ไม่ต้องมีปัญหานี้เลยหากกิจการขนาดเล็กๆขายอาหาร, ขนมหรือสมุนไพรก็ยังพอขายเงินสดได้แต่หากเป็นกิจการที่ใหญ่ขึ้นมากว่านั้นจำเป็นต้องขายสินค้าในปริมาณมากและเป็นเงินจำนวนมากผู้ซื้อสินค้าก็จะขอเครดิตการค้าอย่างแน่นอนซึ่งเป็นเรื่องที่เลี่ยงไม่ได้เลย หากเรายังจะขายแต่เงินสดในขณะที่คู่แข่งขันให้เครดิตการค้าเราก็จะเสียโอกาสในการขายและคงเป็นกิจการที่เล็กๆต่อไป ดังนั้นการให้เครดิตการค้าแก่ผู้ซื้อไม่ใช่สิ่งที่น่ากลัวอะไรหากเรามีระบบการติดตามหนี้สินและมีระบบการตรวจสอบก่อนการให้เครดิตการค้าแก่ผู้ซื้อแต่ละคนก็จะทำให้ความเสี่ยงเรื่องหนี้เสียและหนี้สูญจะน้อยลงไปได้

   หากมีลูกหนี้ค้างชำระแล้วเจ้าหนี้ยังนิ่งเฉยไม่คิดจะติดตามเพราะไม่กล้าทวงหนี้ก็คงจะต้องเลิกกิจการไปเพราะมีหนี้เสียและหนี้สูญจำนวนมาก เจ้าของกิจการ SME จำเป็นต้องเป็นคนทวงหนี้เสียเองจึงควรมีศิลปะในการทวงหนี้ไว้ใช้บ้าง นอกจากนั้นก็ยังต้องมีระบบติดตามหนี้โดยประกาศเป็นระเบียบปฏิบัติงานของผู้เกี่ยวข้องตั้งแต่พนักงานขาย, พนักงานเก็บเงินและพนักงานฝ่ายการเงินบัญชีปฏิบัติและทวงถามลูกหนี้ ซึ่งอ่านรายละเอียดเพิ่มได้ที่บทความเรื่องวิธีการติดตามหนี้

   1. เตรียมเอกสารและข้อมูลให้พร้อมก่อนโทรหรือไปทวงหนี้ โดยมีรายละเอียดข้อมูลว่าเขาซื้ออะไรเมื่อไหร่ จำนวนเงินเท่าไหร่ ค้างกี่วันแล้ว เพื่อแจ้งให้ลูกหนี้รับทราบ รวมทั้งหาเอกสารที่มีการเซ็นรับสินค้าด้วย (ใบรับสินค้ามีความสำคัญมากเพื่อแสดงว่าเขาได้รับสินค้าแล้วด้วยการเซ็นต์รับสินค้าในเอกสารใบนี้เพื่อใช้ดำเนินคดีได้ หากไม่มีอย่างน้อยก็ควรมีใบ P/O ที่มีการลงนามอนุมัติซื้อของและวันที่ส่งของเพื่อดำเนินคดีได้)

   2. วางแผนก่อนทวงหนี้ว่าควรจะได้หนี้คืนอย่างน้อยเท่าไหร่และเมื่อไหร่ เพื่อเป็นธงในการเจรจาขอให้ใช้หนี้คืนทั้งหมด หากเจรจาแล้วลูกหนี้ไม่สามารถจ่ายได้ครบ เราก็ควรตั้งเป้าหมายว่าอย่างน้อยต้องมีการจ่ายในจำนวนเงินที่เราตั้งเป้าไว้

   3. ไม่ต้องอ้างเหตุผลที่เราต้องใช้เงินใดๆเพราะลูกหนี้มีหน้าที่ต้องจ่ายเงินคืนตามจำนวนที่ค้าง หากเราหาเหตุผลแจ้งเขาก็จะทำการเจรจาต่อรองทันที ซึ่งทำให้เราเป็นฝ่ายเสียเปรียบมากกว่า

   4. โทรศัพท์ไปทวงหนี้ก่อนในระยะที่เพิ่งค้างชำระ เช่นค้างชำระไป 1 วันแล้วก็ใช้วิธีการโทรศัพท์ไปทวงถามเพื่อเตือนความจำว่าเขาต้องชำระค่าสินค้าแล้วนะโดยนัดให้เขาโอนเงินเลยพร้อมเตรียมจำนวนเงินที่ค้างและเลขที่บัญชีของกิจการให้เขาโอนเงินให้ในวันนั้น

   5. สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรกับลูกหนี้ ต้องให้เกียรติลูกหนี้ในตอนแรกที่เริ่มทวงหนี้ อย่าใช้วิธีข่มขู่แต่ไม่ควรมีท่าทีที่ติดตลกเพราะเขาอาจคิดว่าเราไม่จริงจังและไม่ยอมจ่ายพร้อมทั้งบ่ายเบี่ยงเพราะเห็นเราเป็นมิตรที่ดีต่อเขา

   6. รับฟังเหตุผลของลูกหนี้โดยฟังสาเหตุที่ทำให้เขาจ่ายหนี้เราไม่ได้ แต่ไม่จำเป็นต้องเชื่อลูกหนี้ทั้งหมดเพียงแต่รับฟังให้เขาระบายโดยใช้เวลาฟังเหตุผลไม่ควรเกิน 5-10 นาที หลังจากนั้นต้องตั้งคำถามปิดกับลูกหนี้ว่าเขาจะชำระให้เราได้ภายในวันที่..... (วันที่ที่เรากำหนดไว้)ได้ใช่ไหม เพื่อไม่ให้เขาผัดวันประกันพรุ่งต่อไป

   7. หากมีการทวงหนี้แล้วพบว่าลูกหนี้มีปัญหาจริงๆและในอดีตเคยซื้อขายกับกิจการมานานไม่เคยค้างชำระหรือชำระล่าช้าเลยแต่เพราะประสบปัญหาการเงินในช่วงเวลานั้นก็ขอให้เจ้าหนี้มีการเสนอทางเลือกให้ลูกหนี้ด้วยการแบ่งชำระเป็นงวดๆโดยเขียนเช็คล่วงหน้าให้ (เพื่อดำเนินคดีอาญาเรื่องเช็คได้) สำหรับจำนวนเงินที่ลูกหนี้ต้องชำระก็ต้องดูความเป็นไปได้ว่าเขาสามารถชำระได้ด้วย

   8. การทวงหนี้ต้องแสดงความเห็นใจเขาบ้างแต่เจ้าหนี้ต้องมีธงหรือเป้าหมายเสมอว่าจะต้องได้เงินคืนในจำนวน........บาทที่กำหนดไว้เพื่อมีความคืบหน้าในการทวงหนี้ทุกครั้ง

   9. ให้คำปรึกษาแนะนำลูกหนี้บ้างเพื่อเป็นกำลังใจและแก้ไขปัญหาเรื่องการเงินของเขาได้บ้าง เช่นช่วยหาแหล่งขายสินค้าให้เขา ช่วยหาวิธีลดรายจ่ายให้ ช่วยหาสินค้าที่เขาจะนำไปขายเพื่อเพิ่มรายได้ให้เขาบ้างเพื่อให้ลูกหนี้เต็มใจที่จะจ่ายหนี้ที่ค้างให้หมดโดยเร็ว

   10. ให้คิดเสมอว่าการทวงเงินเป็นเรื่องปกติในธุรกิจ อย่าอายหรือประหม่า จนทำให้ไม่กล้าไปทวงหนี้ ให้มองว่าเป็นหน้าที่หนึ่งของการทำงานโดยปกติเพราะคนซื้อสินค้าก็ต้องจ่ายเงิน หากไม่จ่ายเงินเราก็ต้องทวงถามเพื่อให้จ่ายให้ได้

   11. อย่ามีโทสะกับลูกหนี้หรือใช้คำพูดในเชิงดูถูกเหยียดหยามทำให้เกิดวิวาทกันได้เพราะเมื่อสัมพันธภาพไม่ดีแล้ว ลูกหนี้อาจจ่ายหนี้ให้เราเป็นคนสุดท้ายก็ได้

   นอกจากวิธีและศิลปะการติดตามทวงถามหนี้ทั้ง 11 ข้อที่กล่าวมาแล้ว ผู้ประกอบการธุรกิจ SME ก็สามารถใช้เทคนิคการเจรจาต่อรองได้โดยหาซื้อหนังสืออ่านได้ตามร้านหนังสือทั่วไปที่จะสอนการเจรจาต่อรองเพื่อให้ประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น การทวงหนี้เป็นส่วนหนึ่งในการทำธุรกิจ เพราะธุรกิจจะเติบโตและขยายได้ก็จะต้องมีการให้เครดิตการค้าแก่ผู้ซื้อ จึงขอให้อย่ากลัวการมีลูกหนี้แต่ต้องบริหารจัดการลูกหนี้ด้วยการเร่งรัดหนี้สินให้มีประสิทธิภาพที่สุด

ที่มา : bsc.dip.go.th