การวาง “ระบบบัญชี” คืออะไร ? และวางทำไม ?

การวางระบบบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและการเงิน อันประกอบด้วยเอกสารต่างๆ บันทึกทางการบัญชี รายงาน เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติหน้าอันอยู่ในความรับผิดชอบของตนให้ลุล่วงไปด้วยดีสำหรับใช้เป็นเครื่องวัดผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมา อีกทั้ง ธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบบัญชีที่ดี เพื่อที่จะเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในด้านการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์

การวางระบบบัญชี ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้

1. เอกสารและบันทึกทางการบัญชี ประกอบด้วย

√ แบบฟอร์มต่างๆ อาทิ ใบกำกับสินค้า (Invoice) ใบสำคัญสั่งจ่าย (Vouchers) ในเสร็จรับเงิน (Receipt)

√ สมุดลงรายการเบื้องต้นหรือสิ่งอื่นที่ใช้ทดแทน ได้แก่ สมุดบัญชีรายวันซื้อ, สมุดบัญชีรายวันขาย, สมุดบัญชีรายวันรับเงิน, สมุดบัญชีรายวันจ่ายเงิน, และสมุดบัญชีรายวันทั่วไป

√ บัญชีแยกประเภท ซึ่งใช้ลงรายการจากสมุดลงรายการเบื้องต้น

√ รายงานหรืองบต่างๆซึ่งจะต้องเสนอต่อฝ่ายจัดการ

2. วิธีการต่างๆ ในการปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้แบบฟอร์ม

3. ทิศทางการเดินเอกสาร (Document Flow Chart)

4. การกำหนดรหัสบัญชี และผังบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจ สำหรับใช้ในการออกงบการเงิน

5. การเลือกใช้โปรแกรมทางบัญชีสำเร็จรูปสำหรับบันทึกรายการค้าของกิจการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

เหตุใดจึงจำเป็นต้องวางระบบบัญชี

          การวางระบบบัญชีเปรียบเหมือนกับการวางแผนสร้างอาคารสักหลังหนึ่ง ต้องร่างแบบ ตรวจทานแบบ เริ่มก่อสร้าง แก้ไขแบบบางส่วนเมื่อก่อสร้างแล้วติดปัญหา มีการจัดแบ่งพื้นที่เพื่อประโยชน์ใช้สอยในแต่ละส่วน ไปจนถึงสร้างเสร็จพร้อมเข้าอยู่ เมื่อเข้าอยู่แล้วก็ยังจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนบ้างตามสภาพการใช้สอยที่เปลี่ยนไป หรือตามข้อกฎหมายกำหนด แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่ได้ต้องการจะชี้ให้เห็นว่าการวางระบบบัญชีมีความยุ่งยาก จนเกินกว่าจะทำได้ จุดมุ่งหมายของการวางระบบบัญชี คือ ให้มีแนวปฏิบัติสำหรับการบริหารและปฏิบัติการ สอดคล้องกับการทำงานของธุรกิจนั้น ๆ สะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริงของกิจการ เพื่อวัดผลและสามารถตรวจสอบได้ การวางระบบบัญชีที่ดีของกิจการหนึ่ง อาจไม่เหมาะสมกับอีกกิจการหนึ่งก็ได้ เพราะต้องขึ้นอยู่กับวิธีการปฏิบัติงานและธรรมชาติของแต่ละธุรกิจ แม้ในกิจการขนาดเล็กก็มีความจำเป็นที่จะต้องวางระบบบัญชีเช่นกัน เช่น ให้มีการจดบันทึก หรือลงบัญชีในแต่ละกิจกรรมที่เกิดขึ้น (รับ,จ่ายเงิน, เบิกสินค้า เป็นต้น) เพื่อจะได้สามารถวัดประสิทธิภาพและสรุปผลการดำเนินงานของกิจการได้

ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี

           การวางระบบบัญชีที่ดีคือ ต้องสะท้อนความจริง เที่ยงตรง ป้องกันการทุจริต ตรวจสอบซึ่งกันและกัน และสามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อการตัดสินใจได้ทันเวลา หากว่ากิจการของท่านมีสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ครบถ้วนแล้วก็สามารถมั่นใจได้ว่า จะสามารถดำรงธุรกิจอยู่ได้อย่างมั่นคง และแข่งขันกับผู้อื่นได้อย่างแน่นอน

วางแผนการสำรวจและวิเคราะห์

1.ผังองค์การ นโยบายของบริษัท จะต้องทราบถึงการบริหารงานภายในองค์กร หน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นระดับพนักงาน หัวหน้า ผู้จัดการ ผู้อำนวยการหรือกรรมการของกิจการ อีกทั้งควรทราบนโยบายการบริหารงานอำนาจการอนุมัติ

2. รายละเอียดของสินค้า/บริการ การสำรวจข้อมูลอันเกี่ยวข้องกับตัวสินค้าผลิตภัณฑ์ กระบวนการผลิตสินค้าสำเร็จรูปหรือการให้การบริการแก่ลูกค้า การตั้งราคา การกำหนดต้นทุน การคำนวณหาสินค้าคงเหลือของกิจการ

3. แยกประเภทของงานบัญชี การเงิน งบการเงิน กำหนดรูปแบบงานบัญชีตามประเภทของการดำเนินงาน แนวทางการจัดทำรายการต่างๆ เพื่อเสนอต่อผู้บริหาร การจัดทำงบการเงินไม่ว่าจะเป็นงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกำไรสะสม

4. ผังแสดงการเดินทางของข้อมูล เอกสาร พิจารณาดูการเดินทางของเอกสารต่างๆ ว่ามีการเดินทางไปแหล่งที่เกี่ยวข้องถูกต้องครบถ้วนตั้งแต่เริ่มออกเอกสารจนสิ้นสุดกระบวนการไม่ว่จะเป็น ใบส่งของ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือการออกเอกสารด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

5. รายละเอียดของการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการดำเนินงาน การใช้ทรัพย์สิน การจัดซื้อหรือการคิดค่าเสื่อมราคา

6. ข้อมูลทางการตลาด การขาย การประชาสัมพันธ์ การวางแผนการตลาด การกำหนดขั้นตอนในการจำหน่าย การจ่ายค่านายหน้า หรือค่าใช้จ่ายของพนักงานขาย แนวทางการประชาสัมพันธ์

7. รายละเอียดของการกู้ยืมเงิน สัญญากู้ยืมเงิน การตกลงเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ย วันครบกำหนด การชำระดอกเบี้ยหรือคืนเงินต้น วงเงินกู้ หรือเบิกเงินเกินบัญชี

 ขั้นตอนการวางระบบบัญชี

การออกแบบและกำหนดระบบของบัญชี

1. ผังบัญชี และรหัสบัญชี ผังบัญชีและรหัสบัญชีจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้จัดทำบัญชีสะดวกง่ายต่อการพิจารณา รายการค้าให้ถูกต้องและรัดกุมยิ่งขึ้น หากสมารถทำคำอธิบายชื่อบัญชีในแต่ละบัญชีได้ ก็จะทำให้ผู้จัดทำบัญชีดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

2. สมุดบัญชีต่างๆ ที่ใช้ในการบันทึกบัญชี การกำหนดรูปแบบของสมุดบัญชีต่างๆ จะต้องสอดคล้องกับกฎหมายบัญชี ส่วนรูปร่างหน้าตาของสมุดบัญชี ในทางปฏิบัติมักจะนิยมใช้สมุดบัญชีรายวันให้ถูกต้อง ผู้ออกแบบจะต้องทำให้สอดคล้องกับนโยบายของกิจการ และคำนึงถึงการตรวจสอบ และควบคุมภายในได้เป็นอย่างดี

3. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี การออกแบบใบสำคัญจ่าย-รับเงิน เพื่อช่วยในการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง ผู้ออกแบบจะต้องทำให้สอดคล้องกับนโยบายของกิจการ และคำนึงถึงการตรวจสอบ และควบคุมภายในได้เป็นอย่างดี

4. การจัดทำรายงาน การออกแบบรายงานเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องจะต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ประโยชน์ การพิจารณาหรือการนำไปวิเคราะห์เพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหาร

5. การรองรับระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีธุรกิจเฉพาะ และภาษีอื่นๆ ในกรณีที่กิจการต้องเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีธุรกิจเฉพาะหรืออยู่นอกระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องพิจารณาถึงเอกสารใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

การวางแผนการนำออกมาใช้

1. ทดลองการใช้เอกสาร เส้นทางการเดินของเอกสาร เมื่อได้ออกแบบและกำหนด แนวทางเดินของเอกสารขึ้นมาเรียบร้อยแล้วก็จะเป็นการนำ รูปแบบของเอกสารต่างๆ ออกมาใช้เพื่อพิจารณาดูการเดินของเอกสารว่ามีปัญหาในจุดหรือแหล่งใด หรือผู้ปฏิบัติได้เขียนหรือใช้เอกสารได้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์หรือไม่

2. การลงรายการต่างๆ ในสมุดบัญชี หรือคอมพิวเตอร์ การนำเอกสารรายการค้าบันทึกในสมุดบัญชีหรือคอมพิวเตอร์จะต้องจัดเตรียมข้อมูล เอกสารเพื่อบันทึกลงในสมุดบัญชีต่างๆ ได้ถูกต้องหรือมีข้อผิดพลาดอย่างไร

3. การทดลองรายงาน การออกแบบรายงานแล้วนำออกมาใช้มักจะพบปัญหาอย่างหนึ่งก็คือ รายงานที่นำออกมาใช้ยังไม่สามารถให้ข้อมูลอย่างเพียงพอแก่ผู้บริหาร ดังนั้น เมื่อมีการทดลองออกรายงานทางการเงิน ผุ้ออกแบบจะต้องให้ฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องแนะนำหรือระบุความต้องการเพิ่มเติมเพื่อจะได้นำรายงานออกไปใช้ให้เกิดประโยชน์

การติดตามผลและปรับปรุงแก้ไขระบบบัญชี

1. การลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป ขั้นตอนในการออกเอกสาร การอนุมัติ การเบิก จ่ายเงินการบันทึกรายการบัญชี หากพบว่าขั้นตอนใดซ้ำซ้อน หรือไม่มีความจำเป็นทำให้เกิด ความยุ่งยากเสียเวลาก็ให้ตัดรายการ หรือขั้นตอนนั้นออกไป

2. ผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน การออกแบบระบบบัญชีมักจะมีผลกระทบต่อการทำงานในระยะเริ่มต้น ผู้ปฏิบัติยังไม่เคยชิน จะต้องอธิบายให้เกิดความเข้าใจว่าจะต้องใช้ระยะเวลาหนึ่งจึงจะไม่ล่าช้าหรือเสียเวลา

บทความโดย : https://mpacacc.com