การควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง

การควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง

1. การบันทึกประวัติของพนักงาน ได้กระทำโดยพนักงานที่มิได้ทำหน้าที่จ่ายเงิน ประวัติที่บันทึกเกี่ยวกับ

1.1 การว่าจ้างเริ่มเมื่อใด และสิ้นสุดเมื่อใด

1.2 อัตราการว่าจ้าง

1.3 การขาดงาน วันหยุด ป่วย ลากิจ

1.4 ลายเซ็นพนักงาน

2. ผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการทำสมุดจ่ายเงินเดือน และค่าแรงจะต้องไม่เกี่ยวข้องกับ

2.1 การตกลงว่าจ้าง

2.2 อนุมัติอัตราว่าจ้าง

2.3 การบันทึกเวลา

2.4 การบันทึกต้นทุน

2.5 การจ่ายเงิน

3. มีการตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงาน

4. เงินเดือนและค่าแรงมีการกระจายไปให้งานต่างๆ แต่ละงาน หรือแผนกต่างๆ แต่ละแผนก

5. รายละเอียดค่าแรงและเงินเดือน ได้มีการอนุมัติโดยแผนกบุคคลและผู้จัดการของแต่ละฝ่ายก่อนจะนำมาเขียนเช็คสั่งจ่าย

6. ทุกรายการในสมุดจ่ายเงินเดือนและค่าแรง ต้องเขียนด้วยหมึกและตัวเลขชัดเจน

7. เช็คที่เบิกจะต้องแสดงรายละเอียดจำนวนเงินสุทธิที่จะจ่ายให้พนักงาน

8. จะต้องมีการตรวจรายการเงินเดือนและค่าแรงเป็นประจำ โดยบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ทำบัญชี เงินเดือนและค่าแรงและผู้จ่ายเงิน

9. จะต้องมีการอนุมัติโดยคณะกรรมการของบริษัทหรือเจ้าของกิจการ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอัตราการจ่ายเงิน

10. การเตรียมเช็คเพื่อจ่าย

10.1 ทำโดยแผนกการเงิน และทำตามใบสำคัญสั่งจ่ายที่มีการอนุมัติแล้ว

10.2 เงินจะต้องเก็บเข้าซองไว้ และมีใบปะหน้าซองบอกจำนวนเงินและชื่อผู้รับไว้หน้าซอง หากจ่ายโดยการโอนอัตโนมัติผ่านระบบธนาคารจะต้องตรวจสอบชื่อและเลขที่บัญชีของพนักงานแต่ละคนให้ถูกต้องตรงกัน

11. การจ่ายเงิน

11.1 การจ่ายเงินกระทำโดยเจ้าหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำสมุดจ่ายค่าแรงและเงินเดือน

11.2 จ่ายเงินให้กับบุคคลที่แน่ใจว่าเป็นบุคคลที่จะต้องจ่าย ถ้าไม่แน่ใจให้ตรวจบัตรประจำตัว

11.3 มีการนำหลักฐานเวลาปฏิบัติงาน และลายเซ็นผู้ปฏิบัติงานที่ให้ไว้มาตรวจบัตรรายละเอียดการรับเงิน และลายเซ็นการรับเงินอีกครั้ง หลังจากจ่ายเงิน

11.4 ผู้ทำหน้าที่การจ่ายเงินจะต้องมีการหมุนเวียนเปลี่ยนหน้าที่ในเวลาอันสมควร

12. หากกิจการมีซองเงินเดือนที่ไม่มีผู้มารับในเวลาอันสมควรจะต้องมีการควบคุมดังนี้

12.1 เจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่จ่าย จะต้องทำหลักฐานบันทึกจำนวนที่ไม่มีผู้มารับทันทีและส่งมอบผู้รักษาเงิน และรับหลักฐานการรับเงินไว้

12.2 ผู้รักษาเงินที่ยังไม่มีผู้มารับ จะต้องเป็นคนละคนกับผู้ทำสมุดจ่ายเงินเดือน และค่าแรง ผู้รับเงินของกิจการ ผู้รักษาเงินรองจ่าย หรือเงินอื่นๆ

12.3 จะต้องมีการระวังการจ่ายเงิน เมื่อมีผู้รับเงินในวันต่อๆ มา โดยแน่ใจว่าเป็นบุคคลควรจะได้รับจริง

12.4 ต้องมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบโดยเฉพาะเกี่ยวกับเงินที่ไม่มีผู้มารับ

13. ในการทำงานล่วงเวลา

13.1 มีการอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่าย หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

13.2 มีการจดเวลาและตรวจสอบโดยหัวหน้างาน

13.3 การคิดอัตราค่าล่วงเวลาถูกต้องตาม พ.ร.บ. แรงงาน

13.4 มีการตรวจสอบการคำนวณค่าล่วงเวลาก่อนที่จะมีการจ่ายโดยผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน



ทความโดย : www.jarataccountingandlaw.com
 1873
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมเงินเดือน Payroll เป็นเครื่องมือที่ช่วยองค์กรของคุณจัดทำเงินเดือนได้อย่างครบครัน และถือว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว โปรแกรมเงินเดือน จึงเป็นโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ครอบคลุมที่สุด เพราะ ‘พนักงาน คือ ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในองค์กร’
โปรแกรมบริหารงานบุคคล หรือ โปรแกรม HR คือ Human Resource Management Software เป็นซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยฝ่ายบุคคลในการจัดการงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคคล และยังช่วยจัดการข้อมูลของพนักงานให้เป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดเวลาในการทำงานด้านเอกสารต่างๆ ของ HR ได้หลายประเภท
ปีที่ผ่านมาภาวะโควิดทำพิษได้เปลี่ยนแปลงเศรษฐกิจอย่างแรง แน่นอนว่าส่งผลกระทบแรงมาถึงธุรกิจด้วย หลายบริษัททั่วโลกต้องเจอกับศึกหนักในการทำงานและการบริหารจัดการคนในองค์กร ความรับผิดชอบของ HR จึงถูกโฟกัสมากขึ้น...
ผู้ประกอบการหลายๆท่านกำลังมองหา Solution งานบุคคลที่เกี่ยวกับการทำเงินเดือนให้กับบริษัทของท่านอยู่ ปัจจุบันหลายๆบริษัทเริ่มใช้บริการทำเงินเดือนจากบริษัทภายนอกด้วยหลายๆเหตุผลที่เเตกต่างกันออกไป ปัจจุบันการบริการรับทำเงินเดือนมีลักษณะการบริการที่ไม่ต่างกันมากนัก เหตุผลส่วนใหญ่ที่ผู้ประกอบการเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือนจากบริษัทภายนอกโดยที่ไม่ต้องการให้พนักงานในบริษัทเป็นผู้ทำเงินเดือนนั้นอาจจะเกิดจากไม่ต้องการให้ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนนั้นเปิดเผยอาจจะทำให้การบริการงานภายในบริษัทเกิดความยากขึ้น หรือต้องการลดต้นทุนภายในองค์ที่ไม่ต้องการจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อมาทำเงินเดือนเพียงอย่างเดียวเพราะการจ้างพนักงานหนึ่งคนเพิ่มขึ้นนั้นบริษัทอาจจะต้องต้นทุนการจ้างงานเพิ่มขึ้นทุกๆปี เช่น การปรับขึ้นเงินเดือนตามปีการทำงาน โบนัสประจำปี และสวัสดิการอื่นๆ ซึ่งล้วนเป็นต้นทุนที่จะต้องเกิดขึ้นเรื่อยๆทุกปี การใช้บริการรับทำเงินเดือนนั้นทำให้บริษัทของผู้ประกอบการนั้นเป็นการลดต้นทุนค่าดำเนินการได้เป็นอย่างมาก มาดูกันว่าเหตุผลอะไรบ้างที่ทำให้ผู้ประกอบการจึงหันมาเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือนให้กับบริษัทของผู้ประกอบ...
คอร์สอบรมการใช้งานโปรแกรม

คอร์สอบรมการใช้งานโปรแกรม

ลูกค้าโปรซอฟท์ อบรมฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย ที่ศูนย์ Prosoft Training Center
ติดต่อเรา

ติดต่อฝ่ายขาย

02-402-6117, 081-359-6920

sale@prosoft.co.th

ติดต่อฝ่ายบริการ โปรแกรมบัญชี

02-096-4900 กด 2 (AUTO)

02-402-8107

support@prosoftwinspeed.com

ติดต่อฝ่ายบริการ โปรแกรมเงินเดือน

02-096-4900 กด 3 (AUTO)

02-402-8138

support@prosofthrmi.com

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์