เทคโนโลยีสารสนเทศ และระบบคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน มีการพัฒนาและเข้ามามีบทบาทในการทำงานต่างๆ มากขึ้น จนมีผู้กล่าวว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นตัวสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้ เกิดขึ้นกับองค์กรที่มีการนำมาใช้
การพัฒนาในระบบเทคโนยีสารสนเทศนี้ก็สามารถนำมาใช้ปรับปรุงงานและการ บริหารทรัพยากรมนุษย์ได้เช่นกัน โดยสามารถช่วยให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้ ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบในงานทรัพยากรมนุษย์เองก็ต้องตระหนักถึงนวัตกรรม และขีดความสามารถขององค์กรของตนเอง ในการรับเอาเทคโนโลยีเหล่านี้มาประยุกต์ใช้เช่นกัน เนื่องจากการบริหารทรัพยากรมนุษย์ต้องเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงที่รวด เร็วด้านเทคโนโลยี แต่การจะนำระบบสารสนเทศมาใช้ในงานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management Information - HRIS)
สำหรับองค์กรต่างๆ จะมีความจำเป็นหรือไม่นั้น คำตอบก็ขึ้นอยู่กับขนาดและแผนการในอนาคตขององค์กรของคุณนั่นเอง โดยจำเป็นที่จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร แต่ในทางปฏิบัติ ผู้บริหารส่วนใหญ่ก็มักมีเรื่องมากมายให้ต้องกังวลอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นการทำให้องค์กรและธุรกิจมีการเจริญเติบโต
การสร้างความแข็งแกร่งทางการเงินสำหรับการดำเนินธุรกิจ รวมตลอดไปทั้งการหาบุคลากรที่มีความสามารถมาทำงานให้กับองค์กรด้วย ดังนั้น นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรจึงต้องมีบทบาทในการช่วยตัดสินใจที่จะเลือก และนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในงานนี้
ตัวอย่างเช่น ถ้าหากองค์กรของคุณมีการวางแผนที่จะว่าจ้างพนักงานเพิ่มขึ้นอีก 50 % หรืออาจจะมากกว่านั้นในปีหน้าหรือปีต่อๆ ไป การนำ HRIS มาใช้ก็จะสามารถช่วยให้คุณวางแผนและนำไปใช้ได้ทั่วทั้งองค์กรของคุณ โดยจุดสำคัญที่ต้องตระหนักถึงก็คือ การวางระบบสารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์นั้น เป็นอะไรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของ กระบวนการ มากกว่าจะเป็นการเป็นแค่เพียงสินค้าชิ้นหนึ่งเท่านั้น
การจัดการเกี่ยวกับข้อมูลของพนักงาน ของคุณเอง จะเป็นโอกาสอันดีที่ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดและพิจารณามองถึงนโยบาย รวมถึงกระบวนการต่างๆ ของงานทรัพยากรมนุษย์ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากองค์กรของคุณไม่เคยได้มีการลงมือทำมันมาก่อนเลย ขั้นตอนต่างๆ ต่อไปนี้น่าจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลต่างๆของพนักงานในองค์กรของคุณนั้น จะถูกจัดการได้เป็นอย่างดี
1.ดูความจำเป็น ซึ่งข้อมูลที่ควรจะอยู่ในระบบสารสนเทศนั้น ต้องเป็นมากกว่าเพียงข้อมูลเบื้องต้นของพนักงานเท่านั้น ไม่ใช่เพียงชื่อและที่อยู่ แต่เป็นข้อมูลสำคัญที่ท่านต้องใช้เพื่อการสืบค้น อาจจะเป็นโปรแกรมการฝึกอบรม หรือเรื่องของสวัสดิการหรือสิทธิประโยชน์ต่างๆ ข้อที่น่าสังเกตก็คือ หากองค์กรของคุณใช้บริการด้านการจัดการเรื่องของค่าจ้างเงินเดือนกับบริษัท ภายนอกอยู่แล้ว การที่คุณยอมเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอีกนิดหน่อยให้กับบริษัทที่คุณใช้ บริการอยู่นั้น เขาคงย่อมยินดีที่จะช่วยคุณในการดูแลข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นด้วยก็ได้
2.เล็งหาคนรับผิดชอบ คุณต้องมีการระบุและกำหนดว่าใครจะเป็นผู้ดูแลระบบดังกล่าว เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของพนักงานนั้นถูกรวบรวม บันทึกและมีการจัดการเป็นอย่างดี ซึ่งการพิจารณานั้นอาจรวมไปถึงการมีวางระบบการตรวจสอบด้วยก็จะดี และในที่นี้ต้องพึงตระหนักว่า การพิจารณาว่าใครที่จะดูแลในเรื่องข้อมูลของพนักงานที่ถือว่าข้อมูลที่เป็น ความลับนั้น ไม่ควรจะเลือกพวกที่เป็นขาเม้าท์หรือชอบซุบซิบนินทาในบริษัท
3.บอกได้เป็นกระบวนการ คุณเคยพิจารณาถึงขั้นตอนต่างๆ หรือไม่กว่าจะได้พนักงานใหม่สักคน หรือว่าขั้นตอนในการประเมินผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นอย่างไร นี่อาจจะเป็นส่วนที่น่าสนใจอย่างยิ่ง เพราะไม่เพียงแต่ว่าคุณจะสามารถจะคิดออกได้ว่าระบบทำงานที่ดีนั้นควรอย่างไร แต่คุณยังสามารถเรียนรู้ได้อีกว่าสิ่งเหล่านี้ควรมีการทำงานเป็นอย่างไรด้วย โดยเริ่มจากสิ่งแรกที่คุณทำกับพนักงานสักคน โดยเริ่มตั้งแต่การว่าจ้าง และให้เขาทำงานไปจนถึงที่สุดจนเมื่อเขาลาออกไปเองนั่นแหละ สิ่งอื่นๆ ที่อยู่ในระหว่างนั้น ไม่ว่าจะเป็นการทบทวนผลการปฏิบัติงาน การใช้สวัสดิการและสิทธิประโยชน์ต่างๆ รวมไปถึงการฝึกอบรม ซึ่งนี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการและควรที่จะต้องมีการประเมินด้วย
เป็นไปตามงบประมาณที่มี เมื่อพิจารณาถึงระบบหรือโปรแกรมที่คุณจะอาจต้องหามาเพิ่ม ต้องไม่ลืมนึกถึงค่าใช้จ่ายที่จะต้องเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจากการปรับระบบเดิมของคุณให้สามารถเข้ากับระบบใหม่ที่จะนำ มาใช้ด้วย เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ หรือการจัดตัวแปรในระบบเครือข่าย (Network configurations) บางทีคุณอาจต้องจ้างพนักงานชั่วคราวเพื่อมารวบรวมและจัดการกับข้อมูลเหล่า นี้ และคุณต้องไม่ลืมว่าต้นทุนด้านเวลาซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งระบบ เช่น การประชุมกับพนักงาน ระยะเวลาในการติดตั้งโปรแกรม และค่าใช้จ่ายในการติดตั้งด้วย
อย่างไรก็ตาม ประเด็นที่ผมนำมาเสนอเพื่อใช้พิจารณาถึงการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในงาน ทรัพยากรมนุษย์ในบทนี้ เป็นเพียงข้อพิจารณาเบื้องต้นเท่านั้น หากยังมีปัจจัยอื่นๆ ที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาร่วมด้วย ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยขององค์กรของคุณนั่นเอง แล้วผมคงจะได้หาโอกาสมานำเสนอเรื่องราวในเรื่องอื่นๆ ต่อไปครับ
ที่มา : hrcenter.co.th
