จากที่ INCquity ได้นำเสนอไปในบทความก่อนหน้านี้แล้ว ผู้ประกอบการคงจะตระหนักได้ว่าอีเมลมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจมากมายเพียงไร โดยเฉพาะการใช้เป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสาร แต่ถึงอย่างไรลักษณะการใช้อีเมลส่วนมากกลับดูแล้วค่อนข้างล้าหลังอยู่พอสมควร เนื่องจากถูกมองว่าเป็นการสื่อสารแต่เพียงทางเดียว ซึ่งนั่นไม่ค่อยจะเป็นผลดีมากสักเท่าไรกับการทำธุรกิจที่เรื่องของความสัมพันธ์กับลูกค้าคือลมหายใจในวันพรุ่งนี้ขององค์กรธุรกิจ Starr Hall (สตาร์ ฮอลล์) นักธุรกิจสาวผู้มีความชำนาญเป็นพิเศษเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การสร้างแบรนด์สินค้าอนไลน์ และการสร้างเครือข่ายธุรกิจทั่วโลกโดยอาศัยพลังของระบบเครือข่ายทางสังคม ได้แนะนำวิธีทำการตลาดด้วยแคมเปญอีเมลใน 7 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. เลือกระบบโปรแกรมอีเมลที่ชาญฉลาดและทันสมัย
การบริหารงานลูกค้าสัมพันธ์เป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะด้วยความที่ธุรกิจมีการแข่งขันกันสูง ตัวเลือกที่มากอาจทำให้ลูกค้าค่อนข้างจะเปลี่ยนใจง่ายและไม่ภักดีต่อตรายี่ห้อ ผู้ประกอบการทุกคนจึงต้องหันมาเอาใจใส่ในเรื่องนี้มากเป็นพิเศษโดยสิ่งแรกที่ต้องทำคือการคัดเลือกระบบโปรแกรมการส่งอีเมลที่ดีและทันสมัยที่สุดมาใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารกับผู้บริโภค โดยปัจจุบันมีโปรแกรมรับส่งอีเมลที่มีความสามารถในเรื่องของการค้นหาอีเมลแอดเดรสของฐานลูกค้า ตั้งค่าการส่งล่วงหน้า ทำให้อีเมลไปอยู่ในถาดรับข้อมูลอัตโนมัติ ตรวจสอบสถานะของอีเมล ฯลฯ ซึ่งเวลานี้มีค่ายผู้พัฒนาให้เลือกมากมายทั้ง infusionsoft, Mail Chimp, Constant Contact และ AWeber เป็นต้น โดยส่วนใหญ่แต่ละค่ายจะมีการฝึกอบรมวิธีการใช้และบริการหลังการขายแถมมาให้ด้วย
2. สร้างรายชื่อฐานข้อมูล
ค้นหาและจัดทำรายชื่อฐานข้อมูลอีเมลแอดเดรสของลูกค้า ซึ่งข้อมูลอีเมลแอดเดรสของลูกค้าถือว่าไม่ค่อยจะเป็นปัญหามากนักเพราะทุกๆ ธุรกิจก็ล้วนต่างมีฐานข้อมูลในส่วนนี้เป็นของตนเองกันอยู่แล้วจากการเก็บข้อมูลด้วยแบบสำรวจต่างๆ หรือหากไม่มีก็ไม่ได้เป็นปัญหา เพราะปัจจุบันรายละเอียดส่วนนี้ก็ไม่ใช่สิ่งที่หายากแต่อย่างใดเลย และก็มีแจกแถมมาในโปรแกรมการส่งอีเมลด้วย หลังจากมีรายชื่ออีเมลแอดเดรสแล้วจึงเริ่มทำการส่งไปยังที่อยู่ดังกล่าว ซึ่งขอแนะนำว่าไม่ควรจะส่งอีเมลเยอะจนเกินไป ประมาณ 2 ฉบับต่อเดือนก็น่าจะพอ ขอให้เน้นที่คุณภาพอีเมลมิใช่ปริมาณ
3. ตั้งค่าขอข้อมูลการติดต่อ
ผู้ประกอบการต้องตั้งค่าในเว็บไซต์หรือบล็อกให้ลูกค้าที่มาเยี่ยมชมใส่รายละเอียดข้อมูล ชื่อ – นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลแอดเดรสเพื่อใช้ในการติดต่อกลับ พร้อมทั้งให้ข้อมูลในส่วนที่กล่าวมากลับไปยังลูกค้าด้วย
4. กำหนดวัตถุประสงค์
ก่อนที่จะปล่อยอีเมลแคมเปญตัวแรกออกไปมีอีกหนึ่งสิ่งที่ผู้ประกอบการต้องทำเสียก่อนก็คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ของการสร้างแคมเปญอีเมลให้ชัดเจนว่าเป้าหมายสูงสุดเราต้องการอะไรจาการสื่อสารกับผู้บริโภค เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ได้แล้วจะช่วยตีกรอบงานสร้างสรรค์อีเมลให้แคบและสามารถสื่อสารได้ตรงกับความต้องการที่สุด
5. ตั้งค่าอีเมลตอบกลับ
ผู้ประกอบการควรจะตั้งค่าอีเมลเพื่อใช้ในการตอบกลับลูกค้าอย่างน้อย 6 ฉบับด้วยเนื้อหาที่ไม่ซ้ำกันแต่ต้องมีความครอบคลุมในรายละเอียดแบบรวมๆ และสั้นกระชับพร้อมทั้งได้ใจความด้วย โดยให้ส่งในวันเวลาตามที่ผู้ประกอบการเป็นผู้กำหนดขึ้นมา ซึ่งวิธีการนี้จะทำให้ผู้ประกอบการสามารถตรวจวัดกระแสตอบกลับของลูกค้าได้อีกต่างหาก
6. สร้างลิงค์เชื่อมโยงไปยังสินค้าและบริการ
ในส่วนของเนื้อหาภายในอีเมล นอกจากจะมีรูปแบบวิธีการเขียนและการจัดวางหน้าพร้อมตกแต่งให้น่าสนใจตามรูปแบบที่เคยนำเสนอไปแล้วในบทความก่อนหน้านี้ อีกหนึ่งสิ่งที่ต้องใส่ลงไปก็คือลิงค์เพื่อเปิดและเชื่อมโยงไปยังสินค้าหรือบริการที่นำเสนอโดยการคลิกเพียงแค่หนึ่งครั้งเท่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นข้อความให้คลิกธรรมดาๆ หรือเป็นรูปภาพให้คลิกก็ได้
7. ตรวจสอบกระแสตอบรับ
หลังจากปล่อยอีเมลออกไปสักประมาณหนึ่งเดือน ผู้ประกอบการต้องทำการตรวจสอบกระแสตอบรับของการส่งอีเมลว่ามีผลลัพธ์ออกมาเป็นอย่างไร โดยควรให้ความละเอียดในเรื่องของข้อมูลทางสถิติมากเป็นพิเศษ เช่น จำนวนผู้เปิดอ่าน ใช้เวลาในการอ่านกี่นาที มีการตอบกลับมามากขนาดไหน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่ได้เหล่านี้จะถูกนำไปใช้ในการพัฒนาแคมเปญอีเมลตัวต่อไปในอนาคต
ทุกวันนี้อีเมลต่างๆ ได้มีการพัฒนาขึ้นมาก แต่ทั้งนี้ผู้ประกอบการก็ต้องก้่่่าวตามให้ทันเพื่อเอาการพัฒนานั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับกิจการ เพราะต่อให้เทคโนโลยีจะพัฒนาไปไกลสักขนาดไหน หากมนุษย์ผู้ซึ่งเป็นคนใช้และควบคุมไม่มีการพัฒนา เทคโนโลยีต่างๆ คงไม่มีค่าและกลายเป็นเพียงแค่เศษซากของความก้าวหน้าแต่เพียงเท่านั้น
บทความแนะนำจาก : INCquity
